为确保政协第一届海东市委员会第四次会议顺利召开，2月22日，市政协组织召集相关负责人，传达大会会议须知、会议日程等内容，通报大会人员报到、食宿安排等工作情况，并对相关工作及会议注意事项进行再部署，再强调。

会议对秘书处下设的六个工作小组提出具体要求。要求秘书组负责政协常委会工作报告、市委和市政协领导的讲话、开幕词、闭幕词、大会各项决议等材料的起草修改、编号印制、发放回收、整理归档；负责会议筹备及召开期间的各种会议记录；负责会议通知。提案组负责起草提案工作报告，会前通知委员准备提案和大会期间委员提案的收集、办理及会议提案审查报告的起草修改。组织组主要负责大会委员发言材料的征集、审查、编印，提出大会秘书长、副秘书长名单（草案），列席人员名单（草案）等，承担大会座次安排等，办理大会临时党组织的相关工作。

宣传组负责拟定大会宣传报道方案、制定宣传标语、布置宣传条幅等；负责大会期间宣传稿件的审定。后勤组负责大会经费预算、申请、拨付、结算；负责证件设计制作、会标座牌制作；负责参会人员食宿安排、医疗服务和食品检疫、水电通信保障、车辆调度管理、物资采购。安保信访组负责会议现场执勤、会场外围安保、委员住地安保、交通秩序维护；负责委员住地、会议现场消防安全和应急事件处理、治安巡逻防范；负责信访工作，做好接访工作；做好涉及安全保卫和涉防工作的其他事项。

会议还安排部署了各讨论小组秘书的职责和分工。